Kursistadministrationen (KAS) er et redskab for Beskæftigelses-forvaltningen i Københavns Kommune til at effektivt styre deres opgaveløsning inden for kursusområdet.

Case-Kursistadministrationen-kurser

UDFORDRING

Københavns Kommune tilbyder en bred vifte af kursusaktiviteter til de arbejdssøgende med henblik på at styrke de arbejdssøgendes kompetencer i forhold til at indtræde på arbejdsmarkedet. Københavns Kommune håndterer omkring 6000 borgere dagligt i et aktivitetsforløb – borgere, som skal tilknyttes til aktiviteter, og der skal foretages fremmøderegistrering på alle fremmødte som ikke-fremmødte borgere. Det eksisterende Kursistmodul bidrog ikke til optimale og effektive arbejdsgange, og Københavns Kommune havde svært at få overblik over, hvor mange borgere, som de havde i et aktivitetsforløb og opfølgning på fremmødefrekvensen.

LØSNINGSØNSKE

Københavns Kommune ønskede at optimere og effektivisere arbejdsgangene inden for kursusområdet.

MIKEAL SIEMSEN, BIF – KØBENHAVNS KOMMUNE

“Knowledge Cube har i høj grad været med til, at KAS er blevet et system. KC har i processen konsekvent stillet skarpt på, hvilke forretningsmæssige behov systemet har skullet understøtte, så projektgruppen er blevet hjulpet til at beskrive ønsker til faciliteter og funktionaliteter så skarpt som muligt. Det har medført, at KC har kunnet udvikle meget velfungerende løsninger.”

Case: Kursistadministrationen

SELVE LØSNINGEN

Løsningen var en ny administrationsløsning, der effektivt styrer og giver overblik over skræddersyede aktivitetsforløb. Kursistadministrationen giver brugerne et komplet redskab til at administrere aktiviteter og undervisningsgange inden for aktivitetsforløb og nyttejob, foretage fremmøderegistrering, behandle ikke-fremmødte borgere og registrere mentorforløb. Løsningen omfatter et sagsoverblik og sagsbehandling over ikke-fremmødte borgere, registrering af borgere i nyttejob samt mentortilknytning og mentorsamtaler.

LÆS MERE

Løsningen understøtter overordnet set en simpel registrering af borgeres fremmøde til aktiviteter samt håndtering af fravær, som er registreret i jobcentersystem eller via Jobnet, da systemet integrerer op mod Det Fælles Data Grundlag for at hente oplysninger om borger, aktiviteter og fravær.

  • Administrative medarbejdere kan nemt planlægge og opdatere aktiviteter og undervisningsgange.
  • Nem tilknytning af ressourcer, lokaler, vejledere og undervisere til en aktivitet.
  • Vejledere kan hurtigt og simpelt foretage en individuel og målrettet skemaplanlægning for borgere
  • Undervisere kan lave en smart fremmøderegistrering, der medtager eksisterende fravær fra Jobnet og Jobcentersystemer
  • Ikke fremmødte borgere bliver automatisk oprettet i sagsmodulet, hvorfra brugerne kan starte og følge med i processen omkring en partshøringsrunde.
  • Mulighed for at tilknytte og fremmøderegistrere borgere i nyttejob
  • Der er et komplet overblik over fremmøde, lokalebooking og borgerfordeling.
  • Detaljeret oversigt over borgere, der ikke er fremmødt med mulighed for at starte partshøringer
  • Tilknytning af borgere til et nyttejob samt den daglige protokolregistrering af fremmødte borgere
  • Mentorer har kan registrere mentorsamtaler og har et godt overblik over alle samtaler
  • Borgeren kan følge sin undervisningsgang og undervisningsskema via en borgerrettet side på Borger.dk.
  • Integration til en anden løsning Udviklingsmål, som er udviklet af Knowledge Cube. Udviklingsmål er et screenings- og samtaleredskab, som kan bruges til den gode dialog med borgeren.
  • Tilknytte borgere til mentorforløb og registrere samtaler igennem et mentorsamtalemodul.

RESULTAT

Københavns Kommune bruger i dag systemet med stor glæde og effektivitet. Løsningen har som en væsentlig sidegevinst bidraget til forbedring af kommunikation mellem Beskæftigelsesforvaltningens centre. Ydermere kan løsningen bruges til at håndtere administrative elementer i Kontanthjælpsreformen som fremmøderegistrering af borgere i nyttejob og håndtering af mentorer og mentorforløb.

LÆS MERE

Løsningen har som målsat optimeret og effektiviseret arbejdsgangene for administrative medarbejderes i forbindelse med tildeling af individuelle skræddersyede forløb til den enkelte borger, men indeholder også en række andre fordele for flere interessenter:Resultat

  • Løsningen har som målsat optimeret og effektiviseret arbejdsgangene for administrative medarbejderes i forbindelse med tildeling af individuelle skræddersyede forløb til den enkelte borger, men indeholder også en række andre fordele for flere interessenter:
  • Ledelsesniveauet har fået redskaber til at sikre overblik over organisationens opgaveløsning, så de med ro i maven kan følge med i en dokumenteret indsats.
  • Brugerne sparer tid i den daglige administration af aktiviteter og borgere i aktivitetsforløb. Brugerne har fået en lettere mulighed for at foretage korrekt fremmøderegistrering på aktiviteter, der automatisk medtager allerede registreret fravær fra fagsystemer. De medarbejdere, der arbejder med borgerne, har fået et bedre overblik over de kursister de arbejder med
  • For borgere er der online adgang overblik over et skema tilmeldte undervisningsgange, hvilket giver mere synlighed og sikkerhed over for den enkelte borger.

MIKEAL SIEMSEN, BIF – KØBENHAVNS KOMMUNE

“KAS har først og fremmest bidraget med et markant løft i kvaliteten af hele vores styring af vores opgaveløsning. KAS har effektiviseret og systematiseret registreringen og håndteringen af kursisternes deltagelse og manglende deltagelse i aktiviteter.”

Kontakt – Rasmus