VITAS er landsdækkende digital selvbetjeningsløsning, som har gjort det meget nemmere at oprette løntilskudsstillinger, praktikforløb og tilskud til et voksenlærlingeforløb for virksomheder.

OM CASEN

  • Løsningen forbedrer dialogen mellem virksomheder og jobcentre
  • Løsningen bliver brugt i 96 kommuner, og vil i 2017 blive taget i brug i de resterende to
  • Samtlige af landets kommuner har været klar til at tage løsningen i brug på rekordtid
  • Løsningen er udarbejdet sådan at den dynamisk tilpasser processen til den enkelte bruger
  • Løsningen trækker på data, der er tilgængelige i offentlige registre og systemer
  • Løsningen var blandt de tre løsninger som blev nomineret til digitaliseringsprisen 2016

UDFORDRING

Før VITAS foregik dialogen mellem virksomheder og jobcentre gennem udveksling af post eller mail. Dette medførte blandt andet at blanketter ofte var udfyldt forkert, og at virksomheder og medarbejderrepræsentanter ofte skulle svare på unødige spørgsmål, fordi papirblanketterne var nødt til at dække samtlige ansøgningsforløb. Den tidligere proces med papirblanketter var meget fragmenteret fra den efterfølgende sagsbehandling og der opstod derfor meget dobbeltarbejde med indtastning og journalisering. Det har derfor været målet at skabe en løsning som har kunne effektivisere og tilpasse processen i forhold til hvert enkelt brugsscenarie.

LØSNINGSØNSKE

Der var behov for en løsning som kunne sikre en effektiv og sikker kommunikation mellem alle interessenter. Ydermere skulle løsningen være tilstrækkelig fleksibel til at man efterfølgende har kunne udvide systemet til at omfatte andre ordninger. Da målet var at skabe en landsdækkende løsning har Knowledge Cube skabt en løsning som er i stand til at rumme mange forskellige arbejdsprocesser og organisationsstørrelser.

SELVE LØSNINGEN

Løsningen er blevet udviklet på baggrund af et tæt samarbejde med relevante interessenter, som løbende har været inddraget for at validere og tilpasse løsningen. Projektet blev indledt med en analysefase, hvor Knowledge Cube på baggrund af indgående viden om kundens forretning på kort tid var i stand til, at tilrettelægge et forløb med udgangspunkt i Scrum. Med det udgangspunkt kan løsningen fremadrettet skabe størst mulig værdi for kunden og slutbrugerne.

Udviklingsprocessen bestod af en række af løbende leverancer, workshops og brugerinddragende aktiviteter, som i samspil sikrede et effektivt og brugervenligt resultat. Ved projektets udgang udmøntede det sig i den digitale selvbetjeningsløsning VITAS, som efterfølgende på rekordtid er blevet udvidet til at omfatte samtlige af landets kommuner.

LÆS MERE

Løsningen indeholder følgende forretningsmæssige funktioner:

  • Når virksomheden starter en ansøgning, bliver de hjulpet igennem hele processen
  • Hvis muligt trækkes der oplysninger om virksomheden og borger fra eksterne registre, der i så fald vil blive udfyldt automatisk i ansøgningen
  • Ansøgningen tilpasses automatisk, så den enkelte virksomhed kun får vist de felter som er relevante
  • Løsningen sparer jobcentre og virksomheder tid og ressourcer, ved at sikre at ansøgninger bliver udfyldt korrekt gennem løbende advarsler om fejl og mangler i udfyldelsen af de enkelte felter
  • VITAS forbereder udkast til afgørelse på ansøgningen, med referencer til korrekt lovgrundlag
  • VITAS muliggør at virksomheder løbende kan følge med i ansøgningers behandlingsstatus gennem notifikationer som sendes til virksomhedens tilknyttede mailadresse
  • Virksomheder guides i løsningen automatisk til relevante supportfunktioner, hvis der er brug for medbetjening eller teknisk support
  • Data fra VITAS videreudstilles via webservices, så yderligere sagsbehandling og journalisering kan foregå så effektivt som muligt i aftagersystemer
  • I 2017 vil der endvidere blive tilføjet ansøgning og sagsbehandlingsproces for mentor, hjælpemidler og personlig assistance

RESULTAT

VITAS erstatter det forhenværende blanketsystem i et brugervenligt og dialogbaseret ansøgningsflow, der sparer tid og ressourcer for både virksomheder og jobcentre. Løsningen gør det nemmere for virksomheder at oprette løntilskudsstillinger, praktikforløb og tilskud til voksenlæringsforløb. Løsningen er på succesfuld vis blevet udvidet af flere omgange, og løsningen har derfor også omfattet Integrationsgrunduddannelser siden starten af 2017. Grundet kundens store tilfredshed med løsningen blev VITAS udvalgt som en af tre nominerede løsninger, blandt alle indstillede løsninger, til digitaliseringsprisen i 2016.Løsningen stod klar ved deadline og har siden lanceringen kørt yderst stabilt og har, efter en kort indkøringsperiode, et mindre behov for support til slutbrugerne. Knowledge Cube har siden afslutningen på udviklingsprocessen stået for den videre vedligeholdelse, support og drift af systemet.