DYS er en kombineret selvbetjenings- og sagsbehandlingsløsning, udviklet til Udenrigsministeriet for at skabe en optimeret brugergrænseflade til et helt nyt legaliseringssystem.

KORT OM LØSNINGEN

  • DYS er en medarbejdervendt sagsbehandlingsdel, hvor medarbejder udfører og administrerer sagsbehandlingen af legaliseringssager.
  • DYS er en borger/virksomhedsvendt selvbetjeningsdel, hvor borgere har mulighed for at købe legaliseringer og indsende dokumenter til legalisering.
  • DYS er en myndighedsvendt verifikationsdel, hvor danske og udenlandske myndigheder kan verificere en udstedt legalisering.
  • Se app-løsningen her og webløsningen her.

OM CASEN

  • DYS er en kombineret selvbetjenings- og sagsbehandlingsløsning
  • Løsningen består af en webshop til brug for borgere og virksomheder
  • Løsningen fungerer som et ekspeditionssystem for borgere og virksomheder, som møder personligt op hos Udenrigsministeriet
  • Løsningen håndterer den bagvedliggende sagsbehandling i forbindelse med legaliseringer
  • Løsningen består af et e-register, som muliggør at danske og udenlandske myndigheder kan verificere ægtheden af en legalisering
  • Løsningen består af en webløsning samt Apps til iOS og Android

SELVE LØSNINGEN

Løsningen er speciel, fordi den både består af en selvbetjeningsløsning til brug for borgere og virksomheder, et ekspeditionssystem til borgere og virksomheder, som møder personligt op hos Udenrigsministeriet, samt håndterer den bagvedliggende sagsbehandling. Ydermere består løsningen af et e-register til brug for eksempeltvist udenlandske myndigheder, som gør det muligt at verificere ægtheden af en given legalisering.

Da løsningen favner bredt, består løsningen af en kombination af webløsninger samt Apps på iOS eller Android. Sidstnævnte er installeret og opstillet på tablets inde hos Udenrigsministeriet og kan derudover downloades til egen telefon. Det betyder, at der, udover den personlige betjening hos Udenrigsministeriet, nu også er mulighed for selvbetjening døgnet rundt.

LÆS MERE

Løsningen indeholder følgende funktioner:

  • Alle anmodninger om legalisering eller apostillering kan rekvireres online.
  • Det nye system muliggør udstedelse af e-apostiller, dvs. apostille-påtegning med et digitalt certifikat/signatur. Dokumenter udstedt af danske myndigheder med en digital signatur kan hermed også blive legaliseret/apostilleret elektronisk.
  • Legaliseringssystemet indeholder en database bestående af underskriftsprøver fra medarbejdere i offentlige danske myndigheder.
  • Selve Apostille-stemplet indeholder information om, hvilken myndighed underskriveren af dokumentet tilhører.
  • Hver apostille og legalisering har et unikt nummer, og de enkelte oplysninger arkiveres. Det betyder, at en udenlandsk modtager af et dokument med en dansk apostille eller legalisering kan få bekræftet ægtheden af den enkelte påtegning via det udstillede e-register.
  • Udover selve sagsoprettelsesfunktionen indeholder systemet en økonomifunktion og en stamdatafunktion.

RESULTAT

Efter et succesfuldt og tæt samarbejde med Udenrigsministeriet har vi i Knowledge Cube leveret en løsning, der har gjort det hurtigere og nemmere at håndtere legaliseringer i Danmark. Det nye system tillader en mere fleksibel legalisering for borgere og virksomheder på tværs af forskellige selvbetjeningsmuligheder samt ved personlig betjening.

Løsningen stod klar ved deadline og har siden lanceringen været en succes. Der har været stor tilfredshed med løsningen fra Udenrigsministeriet samt slutbrugerne. Det betyder også, at vi fremadrettet kan se frem til et fortsat samarbejde med Udenrigsministeriet, der byder på videreudvikling af DYS samt udvikling af en søster-løsning.